Le syndicat des services publics SSP-VPOD, région Valais (SSP Valais) défend les intérêts des employé-e-s des collectivités publiques et des institutions publiques et paraétatiques.
Nous cherchons un-e secrétaire administratif-ive
Taux d’occupation à 40%, à durée indéterminée (journées ou demi-journées)
Le cahier des charges de ce poste comprend :
- accueil et renseignements
- comptabilité courante
- gestion du fichier des membres du syndicat
- traitement du courrier et rédaction de la correspondance
- classement, archivage
- prise de procès-verbaux
- gestion site internet et communication
Bonne connaissance des outils informatiques word excel powerpoint ; outils graphiques et communication souhaitable.
Cette fonction nécessite un sens aigu de l’organisation et une capacité à travailler de manière autonome au sein d’une petite équipe. Un engagement dans le milieu syndical ou associatif constitue un atout.
Lieu de travail : Sion, proche de la gare
Entrée en fonction : de suite ou à convenir
Les candidatures, accompagnées d’un CV, copies de certificats et diplômes sont à envoyer jusqu’au 29 mai 2023 par voie électronique à
Pour tout renseignement complémentaire : 078 642 55 83
Cahier des charges complet
Secrétaire administratif/-ive – Région Valais
Mai 2023
Le/la secrétaire administratif/ive soutient la secrétaire politique dans ses tâches ; elle prend en charge de manière autonome l’administration des membres et assure le suivi des dossiers administratifs en coordination avec la centrale de Zurich.
Traitement des courriels
- Traitement des courriels relatifs à l’administration des membres et aux tâches spécifiques du secrétariat.
- Classement des courriels importants pour le suivi des dossiers.
Traitement du courrier
- Réception : Le/la secrétaire administratif/ive est chargé de réceptionner le courrier, de le traiter lorsqu’il s’agit de demandes administratives, le transmettre aux secrétaires politiques le cas échéant.
- Envois : Le/la secrétaire administratif/ive se charge d’expédier le courrier courant et d’organiser le travail pour prendre en charge les envois en nombre.
Accueil téléphonique
- Mise en place d’un dispositif dans l’accueil des appels téléphoniques des membres et des non membres (répondeur + permanences téléphoniques).
- Répondre aux membres et les renseigner s’il s’agit de questions administratives (cotisations dues, délais, dates d’assemblées etc.).
- Prendre note des demandes des membres destinées aux secrétaires politiques et les transmettre.
- Renseigner brièvement les personnes non membres sur les conditions pour devenir membre.
- Prendre note des questions et demandes de toute autre personne et les transmettre rapidement aux personnes concernées.
Rangement du bureau et classement
Organiser les bureaux pour qu’ils soient accueillants, en particulier les locaux communs (salle de réunion, WC, etc.).
Matériel
- Prendre en charge les commandes de matériel selon les consignes des instances et des secrétaires politiques.
- Organiser de manière autonome la gestion du petit matériel de bureau.
Administration de la région
Tenir à jour les dossiers administratifs en coordination avec la centrale de Zurich. Veiller à la bonne tenue des informations relatives aux membres : toutes les adhésions, démissions, mutations doivent être répertoriées dans des classeurs ad hoc et consultables en tout temps par l’ensemble de l’équipe.
Procès-verbaux
L’équipe du secrétariat se répartit la prise de PV des comités régionaux.
Internet et réseaux sociaux
Assurer que les informations syndicales soient à jour et circulent sur le site internet, sur les réseaux sociaux et au travers de l’envoi de newsletters/MailChimp, en collaboration avec la secrétaire politique (pour le contenu).
Comptabilité
- Gestion des paiements des factures
- Gestion des comptes postaux et bancaires
- Coordination avec le département comptabilité de lac centrale de Zürich
- Préparation des opérations comptables
- Elaboration du budget et participation au bouclement des comptes
- Présentation des comptes et budget à l’AG annuelle
Participation aux actions syndicales
Dans la mesure des disponibilités, participation et soutien logistique et organisationnel (réservation de salles, commandes de matériel, etc.) pour les actions syndicales décidées dans la région, et les événements ponctuels (campagnes, distributions, assemblées et séances de comité de la région ou des sections).
